Plan koji je napravljen na početku saradnje nastaje na osnovu tada dostupnih informacija. Kako se proces razvija, mijenjaju se iskustvo, sposobnosti, raspoloživo vrijeme, povratne informacije i svakodnevni uslovi. Zbog toga program treba pratiti napredak, a ne ostati isti bez obzira na ono što se događa.
PRAĆENJE KAO DIO PROCESA
Kontinuirano praćenje može uključivati redovne check-inove, razgovor, evaluaciju izvršenih zadataka i analizu napretka. Cilj nije stvarati pritisak kroz stalno mjerenje, već prikupljati informacije koje pomažu da se donesu bolje odluke. Važno je razumjeti šta se provodi, kako osoba doživljava proces i šta treba prilagoditi.
Povratna informacija ima smisla samo ako utiče na dalji rad. Ako je raspored postao zahtjevniji, plan treba uzeti u obzir tu promjenu. Ako je osoba savladala određeni nivo rada, prioriteti se mogu razvijati. Ako se pojavi prepreka u organizaciji ili oporavku, potrebno je pronaći održiv način da se kontinuitet sačuva.
PROGRAM SE RAZVIJA ZAJEDNO S NAPRETKOM
Prilagodba ne znači da se struktura stalno mijenja bez razloga. Ona znači da se program usklađuje s relevantnim informacijama i jasno definisanim prioritetima. Nekada će promjena biti u izboru zadataka, nekada u rasporedu, obimu ili načinu komunikacije. Odluka treba proizaći iz praćenja, a ne iz nasumičnog mijenjanja plana.
Na ovaj način program postaje proces koji se razvija zajedno s osobom. Početni plan daje smjer, praćenje daje informacije, a stručne prilagodbe pomažu da sljedeći korak ostane povezan s ciljem i stvarnim mogućnostima.
Kvalitetan sistem rada zato nije statičan dokument. On je organizovan proces učenja, provjere i prilagođavanja koji poštuje napredak osobe i promjene u njenom životu.